Cela fait environ 25 ans que les premiers outils de gestion développés pour les entreprises du paysage ont fait leur apparition. Quelques années plus tard, les solutions de géolocalisation sont venues compléter l’offre. Ces avancées technologiques ont toutes pour vocation de faciliter la gestion des entreprises et d’améliorer leur rentabilité.

Si au départ, seules les grandes entreprises du paysage prêtaient une véritable attention aux logiciels de gestion, aujourd’hui le panel est varié comme en témoigne Didier Nicolas, cogérant de l’entreprise Alseve : “nous avons environ 3 000 utilisateurs paysagistes et ce sont des entreprises de toutes tailles. Environ 70 % sont des sociétés de moins de 10 salariés, 20 % entre 10 et 50 salariés et les 10 % restant au-delà”. De même, de plus en plus d’entreprises du paysage, grandes ou petites, équipent également leurs véhicules de solutions de géolocalisation.

Améliorer le suivi commercial
Les différents ERP développés pour la profession couvrent les besoins en gestion d’entreprise. Les solutions disponibles sur le marché peuvent intégrer l’ensemble des postes ou être composées sur mesure. Cela permet d’adapter le logiciel à la taille et à l’activité de l’entreprise. Une société de moins de 10 salariés n’aura pas les mêmes besoins qu’une grosse entreprise du paysage. De même, une entreprise qui ne répond pas aux appels d’offres n’aura pas besoin des fonctionnalités dédiées ; mais si elle a une entreprise de service à la personne, elle aura l’usage des fonctions appropriées. S’il existe donc un noyau central pour chaque entreprise, qui comprend les clients, les devis, les facturations et les relances, les autres prestations ne s’adressent pas à toutes.

Les principales offres dédiées aux entreprises du paysage
JardiContacts, la solution développée par Média Softs, est un logiciel complet pour la gestion administrative, commerciale et de chantier des professionnels du paysage : étude de prix, devis, factures, situations de travaux, services à la personne, suivi des règlements, transfert comptable, traitement des appels d’offres, gestion des contrats d’entretien, gestion des interventions, planning, gestion des fournisseurs et du stock, suivi de chantier, mobilité.  JardiContacts centralise toute l’activité de l’entreprise et propose des tableaux de bord pertinents.

Extrabat, pour sa part, est une suite logicielle reliant un outil de gestion commerciale avec les devis, commandes, factures, études de projet, facturation des contrats d’entretien, relance client, export comptable… à un outil de relation client. “Vous maîtrisez ainsi votre agenda, le suivi des chantiers, le planning, le plan de charge, la gestion des SAV, le suivi des contrats d’entretien… Un bon suivi commercial commence à partir du prospect auquel on peut envoyer une confirmation de RDV par mail ou sms. On peut également se lancer à soi-même des rappels pour les informations importantes, gérer la relance de devis dormants, offrir au client un espace via son portail web et prévoir des campagnes d’emailing pour relancer des contrats d’entretien d’une année sur l’autre, par exemple” détaille Laurent Pasquet.

Alseve propose également une solution globale avec DreamFlore. “C’est un logiciel modulable. Le paysagiste a un noyau qui couvre le client, le devis, la facturation et les contrats d’entretien, ainsi que des modules optionnels qui peuvent venir s’ajouter selon ses besoins comme le traitement des appels d’offres, le suivi de chantier, le service à la personne ou encore la planification” détaille Didier Nicolas.

Le logiciel Spock Gestion ERP destiné aux entreprises de plus de 20 salariés peut, quant à lui, effectuer les tâches d’étude de prix, de devis de facturation, le pointage horaire du personnel, la gestion du personnel et du matériel, la gestion des travaux en cours et des stocks, la gestion intégrale des marchés publics, la facturation dématérialisée et le suivi des relances clients. “Le logiciel propose également un CRM qui permet un suivi des projets. Le logiciel est implanté dans les plus grosses sociétés de paysage et compte environ 2 500 utilisateurs à ce jour” précise Raphael Herody.

LSI technologie a développé Chronossat, un logiciel capable de tracer les activités des équipes de production grâce à un GPS embarqué. Cette technologie permet de bénéficier d’un suivi de production à J+1 grâce à la saisie de rapports sur borne tactile. Lorsque les équipes rentrent, le chef d’équipe se connecte sur la borne tactile et saisit toutes les données de la journée. Cela permet de disposer de la traçabilité des équipes mobiles et des interventions sur les chantiers, du calcul précis et détaillé des coûts de revient et de la rentabilité des chantiers, du calcul automatisé des temps de travail, MG, des indemnités et zones paniers et la saisie des rapports de chantier. Le logiciel dispose également d’une fonction d’aide à l’étude de prix. “Grâce au temps d’intervention de main d’œuvre mémorisé par Chronossat sur l’ensemble des chantiers, le paysagiste peut connaître par similitude, un temps d’intervention terrain qui pourra être exploité pour établir ses nouveaux devis et fixer le prix de vente au plus juste” précise Philippe Ladner, dirigeant de LSI technologie. Si la solution ne dispose pas de gestion commerciale, elle peut toutefois être reliée aux logiciels existants. “Nous paramétrons le logiciel de chaque client selon ses besoins et activités”.

Éviter de multiplier les saisiesPendant longtemps, les chefs d’équipes lors de leur retour au bureau, inscrivaient sur une fiche les différentes missions réalisées sur le chantier. Plus tard, ces données étaient à nouveau saisies par l’assistante pour gérer les factures et les heures de chantier des équipes puis devaient de nouveau être traitées par la comptabilité. Aujourd’hui, grâce à ces logiciels de gestion, une seule saisie est nécessaire. Chez Alseve et Spock Gestion, par exemple, les entreprises peuvent disposer d’un écran tactile qui permet aux chefs d’équipes de rentrer les données de la journée. Celles-ci sont transmises automatiquement à l’assistante. Elle peut les contrôler puis les valider pour les intégrer. De même, la plupart des solutions permettent les exports comptables. “Une fois les factures éditées, le transfert peut se faire ensuite vers le journal des ventes de la comptabilité. JardiContacts est compatible avec tous les logiciels de comptabilité” explique Cécile Deniaud, chargée de communication chez Média Softs. Même chose pour les logiciels Dreamflore, Extrabat ou encore Spock Gestion qui permettent l’export vers les logiciels de comptabilité du marché. “L’objectif est de véritablement faciliter la transmission des informations et le suivi à tous les niveaux”. Chronossat permet également de gagner du temps sur la saisie des données. Grâce au géocodage des chantiers et à la borne tactile, la reconstruction de la journée est automatique et transmise directement au back office. Ainsi, tous les services concernés disposent des informations nécessaires au suivi de la production et des ressources humaines.   

Des solutions mobiles plébiscitées
Avec la multiplication des smartphones et tablettes, les éditeurs de logiciel ont développé des solutions mobiles. Elles permettent de travailler à distance.
C’est le cas de Spock Gestion qui permet d’agir sur les fonctions nécessaires comme la saisie des fiches de chantier, la consultation des documents et les tournées des poids lourds. Extrabat, se différencie des autres car accessible via internet. Il est également disponible sur smartphone et tablette et dispose d’une application Extrabat Today qui répertorie tous les rendez-vous du jour cartographiés sur une carte à partie de laquelle ils peuvent contacter le client, prendre des photos du chantier ou encore noter des indications sur le chantier. Mediasofts a également développé une application mobile : JardiContacts mobilité. Cette application permettra d’accéder à la base de prospects et clients, suivre les heures et consommations par chantier. “De plus, à l’issue d’une intervention, l’application pourra générer un rapport d’activité avec photos. L’ensemble sera transmis automatiquement à JardiContacts et pourra être envoyé au client. Le but, une fois de plus, est de diminuer les saisies manuelles” explique Cécile Deniaud.

Alseve dispose également d’une offre mobilité. “Nous avons une offre mobilité commerciale qui permet de compléter, de renseigner ou de suivre les devis et factures lors des rendez-vous clients, et également une offre mobilité de chantier, qui permet d’accéder à distance à la base Dreamflore, de saisir les heures de chantiers, de renseigner les fournitures utilisées… Ces solutions apportent un réel gain de temps et donc un gain d’argent ” commente Didier Nicolas. 

La gestion du personnel grâce à la géolocalisation
Le cœur d’une entreprise du paysage, ce sont ses équipes sur le terrain. Mais la gestion du personnel mobile est complexe. Là aussi, les nouvelles technologies permettent d’améliorer la lisibilité et le contrôle. Océan, solution de géolocalisation du véhicule, permet de remonter les données afin de gérer l’activité terrain à distance. “Les chefs d’entreprise peuvent ainsi suivre les heures travaillées, le nombre de visites… Cela permet d’avoir un suivi en temps réel de l’activité. C’est également une aide importante pour la paye avec les spécificités du métier, notamment le calcul des MG. Les différents rapports dont dispose le paysagiste lui facilitent la gestion de son activité. Nous faisons évoluer notre offre en fonction de la convention collective. Nous avons, par exemple, mis en place une solution qui permet au conducteur de se badger car cela influe sur la paye” explique Barbara Tron, directrice marketing. Les solutions Chronossat et Océan disposent d’une interface permettant de communiquer avec les différents logiciels de gestion commerciale pour établir les devis et la facturation. Cela permet d’extraire les données utiles et d’éviter les ressaisies.

Spock Gestion a un partenariat privilégié avec Océan et permet une remontée en temps réel dans le logiciel, ainsi qu’un calcul automatique des heures de modulation, heures supplémentaires, primes et MG divisant par 2 ou 3 les temps de vérification.
La géolocalisation est devenue un outil indispensable pour améliorer les performances des entreprises du paysage, argumente Donato Quagliariello, responsable France pour la société Quartix. On ne peut pas améliorer ce que l’on ne mesure pas. Avec une solution de géolocalisation comme Quartix, le chef d’entreprise dispose de tous les rapports sur son ordinateur. Il peut ainsi monitorer l’activité, et ainsi de baisser les coûts et d’augmenter la productivité des équipes itinérantes”. De plus, chaque arrêt et temps sur sites permettent de justifier la facturation et les heures supplémentaires. Il n’y a plus de déclaratif, le rapport est exact. Autre atout de ces solutions de géolocalisation, elles permettent de réduire les frais de carburant en incitant à l’éco-conduite et en ayant des données sur la consommation réelle par rapport au nombre de kilomètres effectués, d’avoir un réel suivi sur la flotte de véhicules mais également de diminuer les coûts d’assurance. Quant à la crainte du flicage, comme l’indique Donato Quagliariello :
les véhicules sont un poste de coût important, pourquoi ne pas utiliser les solutions qui permettent d’optimiser ? De plus, le chef d’entreprise a le droit, voire l’obligation de savoir où se trouvent ses salariés”. Les différentes solutions proposent, en outre, un mode vie privée pour les salariés qui ont le droit d’utiliser leur véhicule à titre personnel.

Un tableau de bord régulier de l’entreprise
Que ce soit les logiciels de gestion ou les solutions de géolocalisation, tous permettent d’avoir un tableau de bord régulier de l’entreprise. Il est possible d’analyser chaque jour ou chaque semaine les coûts de chantiers et la marge brute de l’entreprise pour pouvoir ainsi adapter les prix, augmenter la productivité et améliorer la rentabilité de l’entreprise. Certes ces solutions ont un coût mais le retour sur investissement est rapide grâce au temps gagné et à la maîtrise des coûts de production.

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